Bokrecension – Getting Things Done

Bokrecension – Getting Things Done

Konceptet GTD (Getting Things Done) är ett världskänt system för att få ordning och reda samtidigt som du kan skippa stressen och pressen.

*inlägget innehåller affiliate-länkar.

Boken

Det här är en bok som kommer hjälpa dig att strukturera ditt liv. Inte bara på jobbet utan principerna som tas upp i boken kan även användas hemma. Boken bygger på ett antal grundläggande principer som kommer få dig att komma ihåg saker, få dem gjorda och bli mer produktiv än vad du varit tidigare.

Bokens upplägg är intressant. Genom hela boken leds du som läsare igenom processen att ”sätta upp” ett eget GTD system. Du uppmanas att prova saker genom boken för att på så vis kunna få hjälp och finslipa ditt system medan du läser.

Författaren David Allens punchline är att om du använder hans GTD system kommer du få mer gjort med mindre ansträngning!

Vad går GTD ut på?

Getting things done och systemet som det bygger på kan delas in i tre grundstenar.

1. Du ska ”fånga” alla saker som eventuellt ska göras och saker som kan vara bra för dig nu, senare, litet eller stort. Dessa saker samlar du i ett system, din ”inbox”, utanför ditt eget huvud där du kan strukturera och hantera allt som ska göras. (Din egen ”inbox” kan vara digital eller fysisk).

2. Ditt system som du skapar kommer ge dig underlag för att hela tiden ta dig framåt. Du tar beslut om vad som är ”next-actions” för att, steg för steg, avsluta dina saker och uppgifter som du samlat i punkt 1.

3. Hantera och koordinera allt ditt material och actions på ett enkelt sätt.

Open-loops / incompletes

Du känner säkert igen att du från tid till annan tänker “just det, jag skulle ju fixa det”, “bilen behöver lämnas in på service”, “jag behöver byta den där lampan”, “jag borde skicka ett kort till farmor” etc. Alla dessa tankar som poppar upp i ditt huvud är det som David Allen kallar för Open Loops. Det är åtaganden som du vill/borde göra. Risken finns att du tänkt att du behöver byta den där lampan flera gånger tidigare, men du har glömt bort det i vardags-stressen.

Alla open-loops måste tas om hand om, de ska skrivas ner så fort de dyker upp så att du senare kan hantera dem i ditt GTD system. Meningen är att göra din hjärna lite mer avslappnad och mindre stressad. När ditt huvud inte längre måste komma ihåg eller hålla massa viktig information i huvudet så kommer du kunna använda din tankekraft till mer viktiga saker.

Anledningen till att vi ofta har mycket i huvudet som kanske dyker upp flera gånger är att vi inte riktigt vet vad vi ska göra. Om det handlar om att ta bilen till service så kanske den aktiviteten har flera efterföljande actions innan du är klar. Du behöver kanske läsa på vilken typ av service som ska göras nu, du vill jämföra priser mellan några olika verkstäder och sedan vill du hitta någon som kan göra det tidigt en tisdag morgon. Alltså, det är flera actions innan du kan lämna in bilen. Du behöver sitta ner och tänka igenom vad som behövs för att ta dig själv närmare beslutet att lämna in bilen hos en verkstad.

Next action-list

När du samlar på dig saker i din inbox som ska göras så kommer du behöva ha ett system för att hantera detta. För varje sak som ska göras kommer du att skriva en next action som du samlar på en “next action list”.

Om en aktivitet tar mindre än två minuter så ska du göra det direkt för att bli av med det. Om aktiviteten innebär mer än en action (som att boka in service till bilen) så kallar vi det för ett projekt.

Du kan också dela in din next action list i underkategorier, t.ex. ”vid datorn”, ”samtal”, ”ärenden med bil” med mera för att grupperna var och hur dina actions ska göras. Det gör att du får en bättre överblick över dina actions.

Listor

GTD systemet handlar mycket om att skapa och hantera listor. Du kommer (minst) behöva en lista för varje punkt listad nedan:

  1. Inbox
  2. Next action list
  3. Waiting for feedback
  4. On-going projects
  5. Someday / Maybe

Inboxen är där du samlar alla dina open-loops som dyker upp, du fyller på kontinuerligt när du kommer på saker. Next action list är listan där du har samlat alla dina actions du ska göra för att komma framåt med dina åtaganden. I Waiting for feedback listan skriver du upp om du väntar på svar från någon. Om du t.ex. har skickat iväg en förfrågan om pris för service på bilen till en verkstad kan du skriva upp det i waiting for feedback listan. Det här kommer vara viktigt i weekly review som vi går igenom nedan.

On-going projects är alla åtaganden du har pågående i ditt liv just nu (de som innebär mer än en action). Someday / Maybe listan är där du samlar open-loops som du inte vill göra just nu men kanske senare. Det kan t.ex. vara att städa förrådet. Du har haft det som en open-loop (du tänker ”jag borde städa förrådet”) men pga tidsbrist just nu så parkerar du det i someday/maybe listan för att kunna plocka in det som ett projekt senare. Det kanske kan låta dumt att behöva ha en lista för saker du ändå inte ska göra. Men nästa gång du går in i förrådet och ser att du behöver städa så vet du att du lagt in det på din someday/maybe lista och behöver dels inte lägga kraft på att tänka tanken och inte heller känna dåligt samvete för att du inte städat än. Du har det dokumenterat och kommer göra det senare.

Weekly review

Något som är bland det viktigaste för att få det här systemet att fungera är en veckogenomgång av dina listor. Rekommendationen i boken är att gå igenom din “inbox” där du samlar alla dina open loops en gång i veckan för att få saker att röra på sig.

En open-loop som bara kräver en action går direkt till next-action listan. Är det något som kräver mer än en action får du antingen skriva upp det på din lista för on-going projekt eller lägga det under someday/maybe för att göra det senare.

Din weekly review handlar sedan om att gå igenom din next-action list och ta bort det som du gjort den senaste veckan. Gå igenom din waiting for feedback lista och se om du fått de svar du väntade på, annars skapas en ny action att du får påminna eller ringa upp den du väntar svar ifrån. Du tittar igenom din on-going project lista och frågar dig vad som är nästa action för att komma framåt och skriver på din next action lista. Du går även igenom Someday /maybe listan för att se om du ska plocka in något project till on-going och börja jobba med det.

Kalendern

Saker som hamnar i din inbox kan vara tidsbestämda saker, så som att gå på en föreläsning eller ett bio-besök ett visst klockslag. Sådana aktiviteter ska in i din kalender och inte på din next-action lista. Det motsatta är också sant, om det är en action som inte är tidsbestämd så ska det inte in i kalendern. Många kan säkert känna igen sig att vi lägger in aktiviteter som ”ska göras” i kalender och sen flyttar vi bara fram dem för att vi inte kan eller vill göra dem när påminnelsen kommer. Det är inte OK, icke-tidsbestämda aktiviteter hamnar på next-action listan och inte i kalendern, den är helig.

Omdöme

Jag som gillar struktur och vara effektiv fick ut väldigt mycket av den här boken. I ovan beskrivning har jag bara återgett de stora penseldragen. Det finns många fler tips och trix i boken kopplat till hur du ska hantera dina listor och bygga upp ett system som passar just dig. Essensen kring weekly review och de olika listorna kan fördjupas mycket mer och det är det du får om du läser boken.

Jag har själv satt upp ett GTD system för mitt privatliv (annars är det vanligt att man också gör det i arbetslivet) och hanterar mina listor i appen Evernote. Det har hjälpt mig att ”fånga” mina open-loops och jag har fått saker gjort som bara legat och väntat under en lång tid.

Boken är väldigt pedagogiskt upplagd och oerhört hjälpsam. Jag tror att alla kan få ut något av den här boken och systemet är jättebra. När jag skriver den här recensionen har jag haft GTD systemet i ca en månad och haft 4 weekly review och måste säga att jag är jätteglad att jag läst boken och tog mig samman och satte upp ett eget GTD system.

För dig som vill öka din effektivitet, må bättre och komma framåt med dina projekt så rekommenderar jag den här boken starkt. Boken går att köpa som pocket hos Bokus och Adlibris.

2 thoughts on “Bokrecension – Getting Things Done

  1. Anna

    Tack för recensionen. Alltid kul att få nya tips från dig. Har du läst Bullet Journal metoden? Jag började sätta mig in i den för några månader sedan. Men har inte fullt börjat använda den. I viljet fall påminner GTD en del om Bullet Journal. Jag gillar effektivitet men kan ha svårt att upprätthålla system. Jag kör på ett tag sen rinner det liksom ut i sanden. Sen finns det oftast något i en metod som blir kvar och följer med. Tills nästa ”metod/tips” dyker upp och så håller det på så och jag tar med något nytt på vägen. Så formas ens egna personliga strategi och metod fram genom livet :). Till slut kanske jag skriver en egen metodik hihihi.

    1. Herr Oberoende

      Hej Anna! Nej jag har inte hört talas om Bullet Journal. Jo precis, vi är alla olika och alla passar inte in i samma typ av system. Av den anledningen kan det vara bra att göra som du säger, prova på lite olika metoder och plocka med det som man gillar bäst och bygga ihop ett eget system 🙂

Leave a Reply

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *